Tijdens de gemeenteraad van 29 september was er een discussie, en een stemming, over een lokaal voor de Heemkundige Kring. De meerderheid stelde een reglement voor waarbij de Heemkundige Kring van Oud Heverlee voortaan het exclusief gebruik verwerft van de benedenlokalen van de pastorie van Oud Heverlee, de gemeenschappelijke ingang en het sanitair behalve een bureelruimte van de kerkfabriek.
De Heemkundige Kring moet daarvoor in de toekomst 600 euro per jaar betalen aan de gemeente, kosten voor elektriciteit, verwarming, water en nutsvoorzieningen inbegrepen. Tot maart 2027 moet niets betaald worden. Op haar beurt betaalt de gemeente 6000 euro per jaar aan de kerkfabriek. De gemeente helpt de heemkundige kring bij de verhuis van haar archief en staat in voor het structureel onderhoud van het gebouw.
De Heemkundige Kring van Oud Heverlee was al langer op zoek naar archiefruimte. Ze telt bijna 200 leden, is uitgever van een driemaandelijks tijdschrift “Erfgoed Meerdaal” , en organiseert geregeld activiteiten binnen en ook buiten de gemeente: lezingen, voordrachten , een website (https://www.geshemkringoh.com/ ) culturele uitstappen in samenwerking met Neos. Ze zorgen ook voor een vaste rubriek in het gemeentelijk informatieblad. Lid kan je worden voor 15 euro (of 20 euro voor een koppel) door overschrijving op rekening van de Geschied-en Heemkundige Kring Oud-Heverlee BE04 7340 3038 2631 .
Ondanks al dat verdienstelijk vrijwilligerswerk waren er toch wat vragen bij de bepalingen in de overeenkomst met de gemeente. De lokalen in de pastorie worden voor alle andere verenigingen geschrapt als te huren vergaderzaal of ruimte voor evenementen of tentoonstellingen. De overeenkomst sluit ook uitdrukkelijk uit dat er occasioneel een ander activiteit mag plaats vinden :” de lokalen mogen uitsluitend worden gebruikt voor de activiteiten die rechtstreeks verbandhouden met de werking van de Geschied- en Heemkundige Kring van Oud-Heverlee.”. Dus ook geen gebruik door andere verenigingen bij de klassieke zomerfeesten in Oud Heverlee, de kunstroute , of wat dan ook.
Vanuit de Samen-fractie werden hierover kritische vragen gesteld: welke behoefte aan ruimte de heemkundige kring had, wat er precies zou gebeuren in die lokalen, waarom die exclusiviteitsregeling, waarom geen mogelijkheid meer voor andere verenigingen, wie daar precies zou vergaderen. Dat er in de overeenkomst enkel is opgenomen dat er minstens één keer per jaar in samenwerking met de gemeente een publieksgericht evenement moet worden georganiseerd (een erfgoedwandeling, een tentoonstelling, een lezing, …) , niet noodzakelijk in de pastorij, hielp ook al niet voor veel begrip. Eveneens ontbreekt het aan een heldere regeling voor publieke toegang tot de archieven die zullen ondergebracht worden in de pastorie.
Het hielp de discussie evenmin vooruit dat raadsvoorzitter Kris Debruyne (Club CD&V) wat blunderde bij de inleiding van het agendapunt: hij had het over een huurprijs van 1000 euro per jaar, en een gratis gebruik tot eind 2026, waarbij hij tot tweemaal toe gecorrigeerd moest worden door schepen Patrice Lemaitre (Pro OH). Het stond nochtans op de eerste bladzijde van de overeenkomst. Van de zijde van de meerderheid werd geargumenteerd dat de archiefruimte moest afgesloten kunnen worden, en dat de huidige ruimte niet veel werd gebruikt door anderen. De heemkundige kring heeft nu een ruimte in het OC van Blanden, maar dat is wat krap om daar archieven te consulteren. Men verwacht ook dat de Heemkundige Kring op zijn nieuwe lokatie in het dorpscentrum van Oud Heverlee wat meer publieksuitstraling zou hebben, en op termijn de archieven publiek toegankelijk zou maken. Rond het uitsluiten van occasionele andere activiteiten in die ruimte werd door de burgemeester voor een pragmatische aanpak gepleit. Al wees Jos Rutten erop dat de overeenkomst terzake letterlijk elk ander gebruik uitsluit.
De discussie waaierde ook uit naar de basisovereenkomst tussen gemeente en kerkfabriek, waarbij de gemeente als huurder 6000 euro neertelt per jaar. En bovendien niet de kerkfabriek-eigenaar maar wel de gemeente als huurder opdraait voor het structureel onderhoud. En nu de zaal voor 10 % van haar huurprijs aan de heemkundige kring laat.
Er werd gestemd: meerderheid samen met Red Oud Heverlee en Annick Minoye keurden de overeenkomst goed, Samen stemde tegen.
